Regulaminy

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG SYSTEMU DMS ORAZ POLITYKA PRYWATNOŚCI SYSTEMU DMS

Petroleo Diesel Management System spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (53-615), ul. Słubicka 18, zgłoszoną do KRS w Sądzie Rejonowym Wrocław-Fabryczna we Wrocławiu wydział VI Gospodarczy pod nr KRS: 0000396236, o numerze NIP: 8943033454 i numerze Regon: 021717470 – dalej PDM.

UŻYTE W UMOWIE TERMINY MAJĄ NASTĘPUJĄCE ZNACZENIE:

Aplikacja webowa DMS (Diesel Management System) - Aplikacja DMS – oprogramowanie udostępniane przez PDM w modelu SaaS za pośrednictwem przeglądarki internetowej, stanowiące część Systemu DMS i umożliwiające Klientowi oraz uprawnionym Użytkownikom korzystanie z funkcjonalności Systemu DMS zgodnie z Umową o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS System DMS – usługa teleinformatyczna świadczona przez PDM w modelu SaaS, obejmująca Aplikację Webową DMS, Terminal DMS oraz Serwer DMS, umożliwiająca rejestrację, przetwarzanie i udostępnianie danych związanych z tankowaniami, użytkownikami, pojazdami oraz innymi funkcjonalnościami określonymi w Umowie. System DMS zapewnia komunikację pomiędzy Terminalami DMS, Serwerem DMS oraz Aplikacją Webową DMS zgodnie z architekturą określoną przez PDM Serwer DMS – oznacza urządzenie pozwalające na udostępnienie usługi na potrzeby Aplikacji webowej DMS oraz usług tzw. szyny integracyjnej pomiędzy Systemem DMS a Terminalem Dostępu zawierające procedury niezbędne do realizacji funkcjonalności Aplikacji webowej DMS. To infrastruktura serwerowa PDM, na której przetwarzane i przechowywane są dane wykorzystywane w ramach Systemu DMS. Chmura – usługa Systemu DMS służąca do zapisu i archiwizowania, danych, załączników, plików lub UPO, danych wprowadzonych przez Użytkowników do Aplikacji DMS oraz danych i zdjęć wygenerowanych przez Terminal DMS, na wirtualnym dysku (chmurze danych dostępnej w domenie www.dieselstacja.pl ), która pozwala na autoryzowany poprzez Login i Hasło dostęp z użyciem sieci Internet, do zapisanych danych i załączników lub funkcjonalności Aplikacji DMS oraz synchronizacji danych wygenerowanych z użyciem tych plików i funkcjonalności Aplikacji DMS na wielu urządzeniach z poziomu Aplikacji DMS. Użytkownik – oznacza osobę fizyczną wskazaną przez Klienta, uprawnioną do korzystania z Systemu DMS, w tym Terminali DMS oraz Aplikacji Webowej DMS zgodnie z uprawnieniami nadanymi przez Klienta lub Administratora Klienta. Administrator Klienta – osoba fizyczna wyznaczona przez Klienta, działająca w jego imieniu i na jego odpowiedzialność, uprawniona do tworzenia kont Użytkowników, nadawania i modyfikowania uprawnień, przypisywania ról, konfiguracji dostępu do Systemu DMS i Aplikacji webowej DMS oraz bieżącego zarządzania dostępami. Terminal DMS – urządzenie udostępniane przez PDM, umożliwiające rejestrację tankowań, identyfikację Użytkowników oraz komunikację z Systemem DMS zgodnie z funkcjonalnościami określonymi w Umowie

POSTANOWIENIA OGÓLNE

• 1. Regulamin określa zasady funkcjonowania i korzystania z Systemu DMS oraz Aplikacji DMS oraz reguluje prawa i obowiązki PDM i Użytkownika związane z korzystaniem przez Użytkownika z usług świadczonych przez PDM drogą elektroniczną za pomocą Systemu DMS i Aplikacji DMS, polegających na udostępnianiu treści w Systemie DMS oraz udostępnianiu Aplikacji DMS. Wszelkie prawa do Systemu DMS, treści w nim publikowanych oraz Aplikacji DMS przysługują PDM.
• 2. PDM świadczy usługi drogą elektroniczną za pośrednictwem Systemu DMS. Regulamin znajduje zastosowanie do usług świadczonych przez PDM za pomocą Systemu DMS i Aplikacji DMS.
• 3. Korzystanie przez Użytkownika z Systemu DMS odbywa się na warunkach sformułowanych w Umowie o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS (dalej - Umowa) . Użytkownik powinien zapoznać się z treść Umowy przed przystąpieniem do korzystania z Systemu DMS lub Aplikacji DMS, albowiem kształtuje on jego prawa i obowiązki związane z tym korzystaniem.
• 4. Użytkownik w ramach Systemu DMS uzyskuje dostęp do Aplikacji DMS, z której w zależności od wybranych funkcjonalności korzystać może jako aplikacji webowej udostępnianej przez PDM w wersji online, a ponadto do treści zamieszczanych w Systemu DMS przez PDM. Za każdym razem, gdy w Umowie i Regulaminie mowa jest o dostępie do Aplikacji DMS i Systemu DMS, rozumie się przez to również dostęp do treści w nim zamieszczanych.
• 5. Umowa o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS zostaje zawarta wyłącznie poprzez jej podpisanie przez Klienta i PDM. Rozpoczęcie korzystania z Systemu DMS lub Aplikacji Webowej DMS stanowi wykonanie usług na podstawie zawartej Umowy, a nie jej zawarcie.
• 6. Korzystanie z Systemu DMS wymaga akceptacji treści niniejszego Regulaminu przez Administratora Klienta oraz Użytkowników. Administrator Klienta potwierdza, że przekazał Użytkownikom informacje o treści Regulaminu. Korzystanie z Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS oznacza obowiązek przestrzegania postanowień Regulaminu na podstawie zawartej Umowy.
• 7. Zasady przetwarzania danych osobowych przez PDM opisane są poniżej w dziale: Ochrona Danych Osobowych i Polityka Prywatności.

WARUNKI KORZYSTANIA

• 1. Dostęp do Systemu DMS i Aplikacji DMS jest dobrowolny, odpłatny zgodnie z Umową o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS. Osoby korzystające z Systemu DMS mają dostęp do prezentowanej w ramach Systemu DMS oferty świadczonych przez PDM usług i oferowanych produktów oraz do treści zamieszczanych w Systemie DMS, przy czym dostęp do strony www.dieselstacja.pl oferty oraz treści odbywa się na zasadach wskazanych w Umowie i Regulaminie. W ramach Systemu DMS Użytkownik ma możliwość korzystania z Aplikacji DMS w wersji online.
• 2. Korzystanie z Aplikacji DMS wymaga rejestracji w Aplikacji DMS na podstawie zgłoszenia przez Administratora Klienta Aplikacji DMS. Rejestracja odbywa się za pośrednictwem zgłoszenia zgodnie z postanowieniami Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS
• 3. Regulamin udostępniany jest na stronie www.petroleo.pl/regulaminy w sposób umożliwiający każdemu zapoznanie się z jego treścią, wydrukowanie bądź pobranie i zapisanie Regulaminu na własnym urządzeniu
• 4. Użytkownikami Systemu DMS i Aplikacji DMS mogą być osoby fizyczne, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale mogące we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania.
• 5. Korzystanie z Systemu DMS wymaga akceptacji treści niniejszego Regulaminu i Umowy. Administrator Klienta Systemu DMS potwierdza, że przekazał informację o Regulaminie a korzystanie z Systemu DMS i Aplikacji DMS oznacza akceptację oraz przestrzegania postanowień Regulaminu.
• 6. Użytkownik, akceptując Regulamin podczas zakładania Konta lub pierwszego logowania, składa oświadczenie następującej treści: a) przystąpiłem dobrowolnie do korzystania z usług Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS udostępnianych przez PDM na podstawie Umowy zawartej przez Klienta; b) dane podane podczas rejestracji Konta są zgodne z prawdą.
• 7. Zarejestrowany Użytkownik ma możliwość: a) dostępu do formularzy Aplikacji DMS i pozostałych funkcjonalności Aplikacja DMS; b) zmiany swojego hasła; c) Administrator Klienta może usuwać konta Użytkowników w Systemie DMS. Usunięcie konta nie wpływa na zobowiązania wynikające z Umowy, a dane operacyjne pozostają w systemie zgodnie z zasadami retencji określonymi w Polityce Prywatności

WARUNKI TECHNICZNE KORZYSTANIA Z SYSTEMU DMS ORAZ UDOSTĘPNIANIA APLIKACJI DMS

• 1. Korzystanie z Systemu DMS oraz Aplikacji DMS udostępnianej jako aplikacja webowa wymaga od Użytkownika posiadania standardowej przeglądarki internetowej (www), programu do obsługi poczty elektronicznej oraz aktywnego adresu e-mail. Do poprawnego funkcjonowania Aplikacji DMS w wersji online niezbędna jest rejestracja i poprawna aktywacja Konta.
• 2. W celu prawidłowego korzystania z Systemu DMS, jak również w celu korzystania z Aplikacji DMS, Użytkownik powinien spełniać następujące warunki: a) posiadać komputer osobisty, tablet lub smartfon, wyposażony w kartę sieciową lub modem umożliwiające dostęp do Internetu, b) posiadać aktywny adres poczty elektronicznej (e-mail), c) klient zobowiązany jest zapewnić stabilne łącze internetowe umożliwiające stałą komunikację z Serwerem DMS d) w zakresie Terminali DMS – Klient zapewnia stabilny zasięg do sieci GSM/LTE lub innej sieci wskazanej przez PDM; e) środowisko sieciowe Klienta nie może blokować komunikacji z domenami lub adresami serwerów PDM, w szczególności poprzez firewall, proxy, filtrację DNS lub inne mechanizmy ograniczające; f) korzystanie z Aplikacji Webowej DMS wymaga aktualnej wersji jednej z obsługiwanych przeglądarek (Chrome, Edge, Firefox, Safari); g) urządzenia wykorzystywane przez Klienta muszą mieć prawidłowo skonfigurowany czas systemowy;

Niespełnienie powyższych wymagań może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Systemu DMS i nie stanowi nienależytego wykonania Umowy przez PDM.

PRAWA I OBOWIĄZKI STRON

• 1. Użytkownik jest uprawniony do korzystania z Systemu DMS lub Aplikacji DMS w sposób zgodny z prawem i Regulaminem na podstawie Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS (dalej – Umowa)
• 2. Użytkownik nie ma prawa dostarczania w żadnej formie do Systemu DMS informacji o charakterze bezprawnym lub niezgodnym z dobrymi obyczajami.
• 3. System przeznaczony jest do przeglądania jego zawartości przez Użytkownika bez jakiejkolwiek ingerencji w treść Systemu DMS. Działania Użytkownika mogące spowodować jakiekolwiek zmiany w Systemie DMS lub które mogłyby mieć wpływ na innych Użytkowników Systemu DMS są zabronione.
• 4. Korzystanie z Aplikacji DMS udostępnionej w wersji online nie wymaga jej pobrania. Do rozpoczęcia korzystania z Aplikacji DMS niezbędne jest zawarcie Umowy.
• 5. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że wszelkie prawa do materiałów i treści zamieszczonych w Systemie DMS, w tym prawa do Aplikacji DMS, należą do PDM i podlegają one pełnej ochronie prawnej przewidzianej stosownymi przepisami prawa polskiego, w tym przepisami ustawy z dnia 4 lutego 2001 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawy z dnia 16 kwietnia 2000 r. prawo własności przemysłowej. 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a w odniesieniu do stosowanych przez PDM oznaczeń (w szczególności nazw handlowych, znaków towarowych i logo) – ochronie na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej.
• 6. Zawartość Systemu DMS, jak również jego forma graficzna, a także Aplikacja DMS stanowią utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i podlegają ochronie przewidzianej w tej ustawie. Bez uprzedniego i wyraźnego zezwolenia kopiowanie rozpowszechnianie, powielanie lub dalsze wykorzystywanie całych materiałów i treści lub ich fragmentów zamieszczonych w Systemie DMS jest zabronione. Nie ogranicza to prawa Użytkownika do wykorzystania materiałów zamieszczonych w Systemie DMS dla własnego użytku osobistego oraz w zakresie dozwolonego użytku publicznego. Powyższa regulacja nie dotyczy jednak Aplikacji DMS, w stosunku do której zasady korzystania sformułowane są w odpowiedniej Licencji. Zasady korzystania z Aplikacji DMS zostały określone w niniejszym Regulaminie oraz w Umowie o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS.
• 7. PDM uprawniony jest do wprowadzenia planowanej przerwy technicznej w funkcjonowaniu Aplikacji DMS, dokonywanej w czasie najmniejszego ruchu użytkowników, związanej z obsługą, aktualizacją środowiska oraz konserwacją Aplikacji DMS i Systemu DMS. PDM z odpowiednim wyprzedzeniem prześle informacje o planowanej przerwie technicznej do użytkowników za pośrednictwem Aplikacji DMS lub na adres e-mail zarejestrowany w Koncie Klienta.
• 8. Planowane przerwy techniczne, o których mowa powyżej, nie stanowią naruszenia dostępności Systemu DMS w rozumieniu postanowień Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS ani nie wpływają na rozliczenia z tytułu gwarantowanej dostępności (SLA). O planowanych przerwach technicznych PDM informuje Klienta z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe. W przypadku przerw awaryjnych PDM podejmuje działania w celu przywrócenia działania Systemu DMS w najkrótszym możliwym czasie. Zasady odpowiedzialności za dostępność Systemu DMS, w tym zasady naliczania i przyznawania service credit, określa wyłącznie Umowa o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS
• 9. W przypadku stwierdzenia naruszenia warunków Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS (UMOWA), Regulaminu lub Umowy PDM może niezwłocznie rozwiązać Umowę, a Użytkownik zobowiązany będzie do zaniechania korzystania z Aplikacji DMS. Powyższe nie kreuje po stronie PDM obowiązku zwrotu wynagrodzenia (opłat abonamentowych), choćby w części.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PDM

• 1. PDM nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z nieprawidłowego korzystania z Systemu DMS lub Aplikacji DMS przez Użytkownika lub Administratora Klienta.
• 2. PDM nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku udostępniania przez Użytkownika danych logowania osobom trzecim lub za szkody spowodowane utratą poufności danych logowania.
• 3. PDM nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub zakłócenia w działaniu Systemu DMS lub Aplikacji DMS spowodowane czynnikami niezależnymi od PDM, w tym w szczególności: siłą wyższą, awariami infrastruktury telekomunikacyjnej, awariami sieci Internet, brakiem zasilania, awariami sprzętu lub oprogramowania po stronie Klienta, a także działaniami osób trzecich.
• 4. PDM nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych lub ich modyfikację, jeżeli wynikają one z działań Użytkownika, Administratora Klienta lub osób, którym Administrator Klienta nadał uprawnienia w Systemie DMS.
• 5. PDM nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z Systemu DMS lub Aplikacji DMS w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem, Umową lub Regulaminem.
• 6. PDM nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, wtórne, incydentalne, utratę korzyści lub utratę danych będące rezultatem korzystania z Systemu DMS lub Aplikacji DMS, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.
• 7. Odpowiedzialność PDM z tytułu dostępności Usługi DMS określają wyłącznie postanowienia Umowy SLA. Service credit stanowi jedyną i wyłączną formę rekompensaty za niezachowanie gwarantowanego poziomu dostępności Usługi DMS.
• 8. Postanowienia niniejszego paragrafu nie dotyczą odpowiedzialności PDM za przetwarzanie Danych Osobowych. W zakresie Danych Osobowych odpowiedzialność PDM określają wyłącznie Umowa Powierzenia Danych oraz przepisy RODO.

OBOWIĄZKI UŻYTKOWNIKA

• 1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Systemu DMS oraz Aplikacji DMS zgodnie z nadanymi mu uprawnieniami wynikającymi z Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS.
• 2. Użytkownik zobowiązuje się do nieudostępniania osobom trzecim danych logowania, w szczególności Loginu i Hasła.
• 3. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania poufności danych oraz informacji uzyskanych w ramach korzystania z Systemu DMS, w tym danych przetwarzanych w Aplikacji DMS oraz danych dostępnych w Systemie DMS.
• 4. Użytkownik zobowiązuje się do niewykorzystywania Systemu DMS ani Aplikacji DMS w sposób, który mógłby zakłócić ich prawidłowe działanie lub narazić PDM lub Klienta na szkodę.
• 5. Użytkownik zobowiązuje się do niewprowadzania do Systemu DMS treści bezprawnych, sprzecznych z dobrymi obyczajami lub mogących naruszać prawa osób trzecich.
• 6. Użytkownik zobowiązuje się do niezwłocznego zgłaszania Administratorowi Klienta wszelkich zauważonych nieprawidłowości w działaniu Systemu DMS lub Aplikacji DMS.
• 7. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Systemu DMS w sposób zgodny z przepisami prawa, Umową oraz niniejszym Regulaminem, w tym z warunkami licencyjnymi określonymi w sekcji „Aplikacja"

APLIKACJA

• 1. Aplikacja Webowa DMS stanowi integralną część Systemu DMS i jest udostępniana Klientowi przez PDM w modelu SaaS za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Aplikacja umożliwia dostęp do funkcjonalności Systemu DMS zgodnie z Umową o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS oraz niniejszym Regulaminem.
• 2. PDM udziela Klientowi niewyłącznej licencji na korzystanie z Aplikacji Webowej DMS w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi DMS, na czas obowiązywania Umowy. Licencja obejmuje uprawnienie Klienta do umożliwienia dostępu do Aplikacji Webowej DMS Użytkownikom wskazanym przez Klienta.
• 3. Korzystanie z Aplikacji Webowej DMS odbywa się wyłącznie w wersji online. Klient oraz Użytkownicy mogą korzystać z funkcjonalności Aplikacji Webowej DMS zgodnie z zakresem uprawnień nadanych w Systemie DMS przez Administratora Klienta.
• 4. Klient ponosi odpowiedzialność za sposób korzystania z Aplikacji Webowej DMS przez swoich Użytkowników, w tym za nadawanie, modyfikowanie i odbieranie uprawnień oraz za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu DMS.
• 5. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Aplikacji Webowej DMS zgodnie z przepisami prawa, postanowieniami Umowy oraz niniejszego Regulaminu. Zabronione jest podejmowanie działań mogących zakłócić działanie Systemu DMS, narazić PDM na szkodę lub naruszyć bezpieczeństwo danych.
• 6. PDM jest uprawniony do wprowadzania aktualizacji, poprawek, modyfikacji oraz rozszerzeń funkcjonalnych Aplikacji Webowej DMS bez konieczności uzyskania zgody Klienta, pod warunkiem że nie narusza to praw Klienta wynikających z Umowy. Aktualizacje te mogą skutkować zmianą wyglądu lub sposobu działania Aplikacji Webowej DMS i nie stanowią podstawy do zgłaszania roszczeń przez Klienta.
• 7. W przypadku naruszenia przez Klienta lub Użytkownika postanowień Umowy lub Regulaminu, PDM może czasowo ograniczyć dostęp do Aplikacji Webowej DMS lub rozwiązać Umowę zgodnie z jej postanowieniami

REKLAMY I LINKI

• 1. W ramach Systemu DMS, jak również w ramach Aplikacji DMS, wyświetlane mogą być m.in. reklamy.
• 2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, iż korzystając z określonego linka odsyłającego do innej – zewnętrznej wobec Systemu DMS – strony internetowej, powinien zapoznać się z zasadami korzystania z tejże strony, gdyż kształtować one mogą prawa i obowiązki Użytkownika związane z korzystaniem z treści, usług lub produktów oferowanych przez inne podmioty niż PDM na stronach, do których prowadzić mogą reklamy zamieszczane w Systemie DMS

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I POLITYKA PRYWATNOŚCI

• 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Systemu DMS oraz Aplikacji Webowej DMS jest Klient. PDM przetwarza dane osobowe wyłącznie w imieniu Klienta i na jego udokumentowane polecenie, jako Podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, zgodnie z Umową Powierzenia Danych stanowiącą Załącznik do Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS.
• 2. W ramach świadczenia pomocy technicznej lub obsługi zgłoszeń PDM może przetwarzać dane osobowe Użytkowników wyłącznie w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia oraz udzielenia wsparcia technicznego. PDM nie pozyskuje danych osobowych bezpośrednio od Użytkowników, lecz przetwarza je jako Podmiot przetwarzający zgodnie z Umową Powierzenia Danych.
• 3. Komunikacja pomiędzy urządzeniami Użytkowników a Serwerem DMS jest zabezpieczona z wykorzystaniem protokołów szyfrowania stosowanych przez PDM zgodnie z aktualnymi standardami bezpieczeństwa teleinformatycznego.
• 4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami RODO oraz właściwymi przepisami prawa krajowego dotyczącymi ochrony danych osobowych.
• 5. Dane osobowe oraz pozostałe dane przetwarzane w Systemie DMS są przechowywane na Serwerach DMS zgodnie z zasadami określonymi w Umowie oraz w Umowie Powierzenia Danych.
• 6. Dane osobowe mogą być powierzane podwykonawcom PDM wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi oraz wyłącznie zgodnie z Umową Powierzenia Danych.
• 7. Dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie organom uprawnionym na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
• 8. Realizacja praw osób, których dane dotyczą (w szczególności prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania), odbywa się za pośrednictwem Klienta jako Administratora danych.
• 9. Użytkownik, który wprowadza dane osobowe do Systemu DMS, działa w imieniu i na rzecz Klienta jako Administratora danych oraz jest zobowiązany do ich przetwarzania zgodnie z przepisami prawa oraz zakresem uprawnień nadanych przez Klienta.
• 10. W związku z korzystaniem z Systemu DMS PDM przetwarza dane techniczne i eksploatacyjne generowane automatycznie przez system, takie jak znaczniki czasu, identyfikatory urządzeń, adresy IP oraz logi operacji. W zakresie, w jakim logi mogą zawierać dane osobowe, PDM przetwarza je w imieniu Klienta jako Podmiot przetwarzający, zgodnie z Umową Powierzenia Danych.

PRZETWARZANIE DANYCH, KOPIE ZAPASOWE I RETENCJA DANYCH

• 11. PDM zapewnia wykonywanie cyklicznych kopii zapasowych danych przechowywanych w Systemie DMS w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości świadczenia Usługi. Zakres i częstotliwość tworzenia kopii zapasowych są dostosowane do architektury Systemu DMS i mogą ulegać zmianom technologicznym.
• 12. Kopie zapasowe służą wyłącznie do odtworzenia działania Systemu DMS w przypadku awarii po stronie PDM i nie stanowią podstawy do odtwarzania danych utraconych w wyniku działań lub zaniechań Klienta lub Użytkowników.
• 13. PDM nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych wynikającą z: działań Klienta lub Użytkowników, błędnej konfiguracji kont lub uprawnień, usunięcia danych przez Klienta, awarii infrastruktury Klienta, nieprawidłowej integracji, ani niespełnienia wymagań technicznych określonych w Regulaminie.
• 14. PDM przechowuje dane systemowe oraz logi operacji przez okres niezbędny do realizacji Umowy, bezpieczeństwa Systemu DMS oraz spełnienia obowiązków prawnych, przy czym okres retencji może być określony w odrębnych procedurach PDM.
• 15. Po zakończeniu Umowy PDM usuwa dane Klienta z Systemu DMS zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami retencji danych, z wyłączeniem logów technicznych, które mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną praw PDM.
• 16. Klient jest odpowiedzialny za prawidłowość, kompletność i bezpieczeństwo danych wprowadzanych do Systemu DMS oraz za sporządzanie własnych kopii danych, jeżeli uzna to za konieczne do celów biznesowych.
• 17. PDM nie gwarantuje odtworzenia danych utraconych z przyczyn niezależnych od PDM lub wynikających z okoliczności wskazanych w niniejszym paragrafie.

OGRANICZENIA ODPOWIEDZIALNOŚCI PDM

• 1. PDM odpowiada za należyte świadczenie Usługi wyłącznie w zakresie określonym w Umowie o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS. Zasady odpowiedzialności PDM, w tym zasady przyznawania service credit, określa wyłącznie Umowa.
• 2. PDM nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku: a. niespełnienia przez Klienta wymagań technicznych określonych w Regulaminie, b. przerw lub zakłóceń w działaniu sieci telekomunikacyjnych, Internetu lub infrastruktury Klienta, c. działań lub zaniechań Klienta, Administratora Klienta lub Użytkowników, d. błędnej konfiguracji kont, uprawnień lub urządzeń po stronie Klienta, e. awarii sprzętu lub oprogramowania, za które Klient ponosi odpowiedzialność, f. siły wyższej, działań osób trzecich lub cyberataków, na które PDM nie miał wpływu, g. utraconych korzyści, przerw w działalności gospodarczej, szkód pośrednich lub następczych.
• 3. Całkowita odpowiedzialność PDM wobec Klienta z tytułu świadczenia Usługi jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za okres 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące odpowiedzialność, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
• 4. Service credit, o którym mowa w Umowie, stanowi jedyną i wyłączną formę rekompensaty za obniżoną dostępność Systemu DMS/Aplikacji Webowej DMS. Klientowi nie przysługują inne roszczenia odszkodowawcze ani kary umowne z tego tytułu.

ZAWIESZENIE ŚWIADCZENIA USŁUG I ROZWIĄZANIE DOSTĘPU

• 1. Zasady wypowiedzenia Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS, w tym okres wypowiedzenia oraz skutki rozwiązania Umowy, określa wyłącznie Umowa zawarta pomiędzy PDM a Klientem.
• 2. PDM jest uprawniony do czasowego zawieszenia lub ograniczenia dostępu do Systemu DMS, Aplikacji Webowej DMS lub Terminali DMS w przypadku: a. braku terminowej płatności wynagrodzenia, b. naruszenia przez Klienta lub Użytkowników postanowień Regulaminu lub Umowy, c. stwierdzenia zagrożenia bezpieczeństwa Systemu DMS lub naruszenia zasad jego użytkowania, d. korzystania z Systemu DMS w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem lub zagrażający jego stabilności.
• 3. Zawieszenie świadczenia Usługi na podstawie ust. 2 nie stanowi nienależytego wykonania Umowy przez PDM i nie rodzi prawa do odszkodowania po stronie Klienta.
• 4. Rozwiązanie Umowy powoduje automatyczne zakończenie dostępu do Systemu DMS, Aplikacji Webowej DMS i Terminali DMS przez Klienta oraz wszystkich Użytkowników.
• 5. Po rozwiązaniu Umowy PDM usuwa dane Klienta zgodnie z zasadami retencji określonymi w Regulaminie, z zastrzeżeniem danych technicznych i logów, które mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ochrony praw PDM.

POUFNOŚĆ DANYCH

• 1. PDM zapewnia, że korzystanie przez Użytkownika z Systemu DMS, Aplikacji DMS oraz ewentualnych innych usług świadczonych drogą elektroniczną oferowanych w Systemie DMS, uniemożliwia dostęp osób nieuprawnionych do treści przekazu składającego się na te usługi, a nadto umożliwia Użytkownikowi jednoznaczną identyfikację stron usług, potwierdzenie faktu złożenia oświadczeń woli i ich treści, niezbędnych do zawarcia drogą elektroniczną umowy o świadczenie tychże usług oraz zakończenie, w każdej chwili, korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną.

POLITYKA COOKIES

• 1. W ramach Systemu DMS oraz Aplikacji Webowej DMS stosowane są pliki cookies oraz podobne technologie (w tym LocalStorage), które są niezbędne do prawidłowego działania usług, zapewnienia bezpieczeństwa oraz utrzymania sesji użytkownika.
• 2. Użytkownik może dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je zablokować lub usunąć. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak spowodować nieprawidłowe działanie części funkcjonalności Systemu DMS oraz Aplikacji Webowej DMS, w szczególności: a) brak możliwości prawidłowego logowania i utrzymania sesji, b) utratę danych wprowadzonych do formularzy, c) konieczność ponownego logowania po przejściu pomiędzy zakładkami, d) ograniczenie funkcji bezpieczeństwa, e) błędne lub całkowicie niedostępne działanie niektórych modułów.
• 3. W Systemie DMS oraz Aplikacji Webowej DMS mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies: a) Cookies niezbędne (techniczne / wymagane) Pliki cookies konieczne do prawidłowego działania Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS.Umożliwiają: • logowanie i utrzymanie sesji, • zapis ustawień Użytkownika, • zabezpieczenia (np. ochrona przed nadużyciami), • zapobieganie utracie danych w formularzach. Pliki te nie mogą zostać wyłączone, ponieważ są niezbędne do funkcjonowania usługi. Dane przechowywane z ich użyciem nie są wykorzystywane do celów marketingowych. b) Cookies analityczne Pliki wykorzystywane do pomiaru wydajności i stabilności działania Systemu DMS, analizy błędów, optymalizacji interfejsu i poprawy funkcjonalności.Analiza może obejmować: • sposób korzystania z Aplikacji Webowej DMS, • informacje techniczne (rodzaj urządzenia, przeglądarka), • orientacyjną lokalizację (miasto/region). Analityka może być realizowana z użyciem Google Analytics lub innego równoważnego narzędzia. c) Cookies marketingowe Pliki używane wyłącznie w zakresie działań marketingowych PDM (np. kampanii remarketingowych Google Ads), o ile Klient lub jego Użytkownicy wyrazili zgodę na stosowanie takich plików w ustawieniach przeglądarki lub banera cookies.
• 4. W ramach Aplikacji Webowej DMS stosowane mogą być również technologie przeglądarkowe takie jak LocalStorage, wykorzystywane wyłącznie do celów technicznych, w szczególności zabezpieczenia sesji i zapobiegania utracie danych. Dane LocalStorage nie są przetwarzane przez PDM, lecz przechowywane wyłącznie na urządzeniu Użytkownika.
• 5. PDM spełnia obowiązek informacyjny wynikający z art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne poprzez zamieszczenie informacji o plikach cookies oraz sposobie ich obsługi na stronie www.petroleo.pl/regulaminy oraz w Aplikacji Webowej DMS. Korzystanie z Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS oznacza akceptację stosowania plików cookies niezbędnych.
• 6. W przypadku wprowadzenia zmian w sposobie wykorzystywania plików cookies lub w obowiązujących przepisach prawa, PDM dokona odpowiedniej aktualizacji niniejszej sekcji Regulaminu poprzez jej opublikowanie zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.

INFORMACJE DOTYCZĄCE RODO

• 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Systemu DMS oraz Aplikacji Webowej DMS jest Klient, zgodnie z zawartą z PDM Umową o Powierzenie Przetwarzania Danych. PDM przetwarza dane osobowe wyłącznie w imieniu Klienta i na jego udokumentowane polecenie.
• 2. PDM przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług objętych Umową.
• 3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z PDM pod adresem e-mail: biuro@petroleo.pl.
• 4. Dane osobowe są przetwarzane przez PDM jako podmiot przetwarzający w następujących celach: a) realizacja usług świadczonych w ramach Systemu DMS oraz Aplikacji Webowej DMS, b) obsługa zgłoszeń technicznych (Help Desk), c) zapewnienie bezpieczeństwa i integralności systemu, d) prowadzenie logów operacyjnych i technicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami, e) zapewnienie rozliczalności i działania mechanizmów kontrolnych.
• 5. PDM może przetwarzać dane techniczne i eksploatacyjne generowane automatycznie przez System DMS, takie jak: adres IP, znaczniki czasu, identyfikatory urządzeń, logi operacyjne oraz informacje o aktywności Użytkownika w systemie. Dane te mogą mieć charakter danych osobowych, jeżeli pozwalają na identyfikację osoby fizycznej, i w takim przypadku są przetwarzane w imieniu Klienta zgodnie z Umową Powierzenia.
• 6. Dane przekazywane pomiędzy urządzeniem Użytkownika a Systemem DMS są zabezpieczone przy użyciu szyfrowania TLS. Infrastruktura serwerowa PDM jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie z zasadami organizacyjnymi i technicznymi określonymi w Umowie Powierzenia.
• 7. Dane wprowadzane do Systemu DMS lub Aplikacji Webowej DMS są zapisywane wyłącznie na środowisku serwerowym wykorzystywanym przez PDM i przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi przez Klienta jako Administratora danych.
• 8. PDM nie udostępnia danych osobowych żadnym odbiorcom, za wyjątkiem podmiotów działających jako podwykonawcy usług i wyłącznie w zakresie wskazanym w Umowie Powierzenia. Dane mogą zostać udostępnione wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
• 9. Osoba, której dane dotyczą, może realizować swoje prawa wynikające z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przeniesienie danych) bezpośrednio wobec Klienta jako Administratora danych. PDM, jako podmiot przetwarzający, realizuje obowiązki wynikające z RODO w zakresie obsługi żądań, zgodnie z Umową Powierzenia.

USŁUGA PRZECHOWYWANIA DANYCH W CHMURZE NA DYSKU PDM

• 1. Klient, Użytkownik korzystający z usługi chmury - Dysk DMS, dostępnej w Aplikacji DMS w wersji online, posiada status administratora danych osobowych, ponieważ samodzielnie lub wspólnie z innymi Użytkownikami ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. PDM jako dostawca rozwiązań online wraz z możliwością przechowywania danych w chmurze jest podmiotem przetwarzającym. PDM nie decyduje o sposobie i celu przetwarzania tych danych, a umożliwia Klientowi jako administratorowi zrealizowanie celów Klienta w zakresie przetwarzania danych osobowych. Klient i użytkownicy mogą kontrolować, kto ma dostęp do danych oraz plików w chmurze, zarządzając dostępem do danych Klienta usług z wykorzystaniem Aplikacji DMS
• 2. Podstawą korzystania z usługi chmury są zapisy zawarte w: • Umowie o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS, • Umowie SLA (jeżeli została zawarta) • Umowie Powierzenia Danych, w tym w zakresie przetwarzania danych w Chmurze / na Dysku PDM.

POLITYKA PRYWATNOŚCI USŁUGI CENTRALI TELEFONICZNEJ

• 1. Administratorem danych osobowych osób kontaktujących się z centralą telefoniczną Petroleo Diesel Management System sp. z o.o. („PDM”) jest Petroleo Diesel Management System sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-615), ul. Słubicka 18, KRS 0000396236, NIP 8943033454, REGON 021717470.
• 2. Dane osobowe rozmówców przetwarzane są w celu kontaktu z PDM, udzielenia odpowiedzi, prowadzenia obsługi technicznej i handlowej oraz zapewnienia bezpieczeństwa i jakości obsługi połączeń. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes PDM (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• 3. Partnerem technologicznym PDM odpowiedzialnym za obsługę platformy wirtualnej centrali jest Orange Polska S.A., działający jako podmiot przetwarzający na rzecz PDM.
• 4. Połączenia telefoniczne mogą być nagrywane, o czym rozmówca jest informowany przed rozpoczęciem rozmowy z konsultantem. Nagrania przechowywane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w pkt 2, maksymalnie do 90 dni, a następnie są trwale usuwane.
• 5. Nagrania mogą zawierać: datę i godzinę połączenia, numer telefonu rozmówcy, numer telefonu przyjmującego połączenie oraz treść rozmowy. Dane są szyfrowane i zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.
• 6. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać:
• a) dostępu do danych,
• b) sprostowania danych,
• c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• d) ograniczenia przetwarzania,
• e) sprzeciwu wobec przetwarzania,
• f) przenoszenia danych — w zakresie, w którym ma to zastosowanie.
• 7. W celu realizacji praw, o których mowa powyżej, należy skontaktować się z PDM pod adresem: biuro@petroleo.pl.
• 8. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• 9. Dane mogą być powierzane wyłącznie podmiotom współpracującym z PDM w zakresie obsługi centrali telefonicznej i wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnych z RODO.

REKLAMACJE

• 1. Klient zgłasza reklamacje dotyczące działania Systemu DMS, Terminali DMS lub Aplikacji Webowej DMS za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: serwis@petroleo.pl lub biuro@petroleo.pl lub poprzez dedykowany formularz zgłoszeniowy, jeżeli został udostępniony przez PDM.
• 2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: a) dane identyfikacyjne Klienta, b) opis zgłaszanej nieprawidłowości, c) datę i godzinę wystąpienia problemu, d) numer terminala lub modułu, którego dotyczy zgłoszenie (jeżeli dotyczy), e) dane kontaktowe osoby zgłaszającej.
• 3. PDM rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. W przypadkach wymagających dodatkowych ustaleń termin ten może zostać przedłużony, o czym PDM poinformuje Klienta wraz z podaniem przyczyny przedłużenia.
• 4. Reklamacja może dotyczyć wyłącznie nieprawidłowości w działaniu Systemu DMS wynikających z odpowiedzialności PDM. Reklamacje nie obejmują w szczególności problemów wynikających z: a) braku lub niestabilności łącza internetowego lub GSM/LTE po stronie Klienta, b) błędnej konfiguracji terminali lub urządzeń Klienta, c) nieprawidłowego użytkowania Systemu DMS lub Terminali DMS, d) awarii infrastruktury IT Klienta, e) zmian konfiguracji sieci, firewalli lub urządzeń, nad którymi PDM nie sprawuje kontroli, f) integracji realizowanych przez podmioty trzecie, g) działania siły wyższej.
• 5. W przypadku potwierdzenia nieprawidłowego działania Systemu DMS z przyczyn leżących po stronie PDM, PDM podejmuje działania naprawcze niezwłocznie, zgodnie z procedurami serwisowymi oraz warunkami Umowy.
• 6. Jeżeli w danym miesiącu kalendarzowym dostępność Systemu DMS spadnie poniżej poziomu określonego w Umowie, Klientowi przysługuje service credit na zasadach określonych w Umowie. Service credit stanowi jedyną i wyłączną formę rekompensaty z tytułu obniżonej dostępności Systemu DMS. Klientowi nie przysługują inne roszczenia odszkodowawcze ani kary umowne z tego tytułu.
• 7. Zgłoszenie reklamacji oraz jej rozpatrzenie nie stanowią podstawy do wstrzymania zapłaty wynagrodzenia przez Klienta ani do rozwiązania Umowy, chyba że odrębne postanowienia Umowy stanowią inaczej.
• 8. PDM udziela odpowiedzi na reklamację w formie elektronicznej, na adres wskazany przez Klienta. Brak odpowiedzi ze strony PDM w terminie wskazanym w ust. 3 nie oznacza uznania reklamacji.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• 1. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Regulaminu a postanowieniami Umowy o Świadczenie Usług Dostępu do Systemu DMS i Aplikacji Webowej DMS, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
• 2. PDM może dokonywać zmian Regulaminu poprzez opublikowanie jego nowej wersji na stronie internetowej www.petroleo.pl/regulaminy lub w panelu Aplikacji Webowej DMS. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania, chyba że w treści Regulaminu wskazano inny termin. Dalsze korzystanie z Systemu DMS po opublikowaniu zmian oznacza ich akceptację.
• 3. PDM jest uprawniony do wprowadzania aktualizacji, modyfikacji i rozwoju Systemu DMS, Aplikacji Webowej DMS oraz Terminali DMS w zakresie ich funkcjonalności, działania lub architektury technicznej, bez konieczności uzyskania zgody Klienta, o ile nie narusza to praw Klienta wynikających z Umowy. Aktualizacje te nie stanowią podstawy do zgłaszania roszczeń przez Klienta.
• 4. Materiały marketingowe, opisy funkcji, prezentacje handlowe lub wizualizacje mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią gwarancji dostępności określonych funkcjonalności, chyba że zostało to wyraźnie i pisemnie uzgodnione w Umowie.
• 5. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce nieważnego postanowienia stosuje się takie postanowienie, które najpełniej oddaje pierwotny cel i intencję stron.
• 6. Wszelka korespondencja związana ze świadczeniem usług może być prowadzona w formie elektronicznej na adresy e-mail wskazane przez Klienta lub Administratora Klienta, chyba że Umowa stanowi inaczej.
• 7. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem lub Umową stosuje się przepisy prawa polskiego.
• 8. Wszelkie spory wynikłe na tle świadczenia usług przez PDM będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby PDM, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
• 9. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania i obowiązuje do czasu jego zmiany lub zastąpienia nową wersją.